Entendiendo Contactos
Cuando llevas varios clientes al mismo tiempo, es fácil perder de vista a quién debías llamar. En Contactos tienes a todos en un lugar: sus datos, propiedades por las que preguntaron y la etapa en la que está cada negociación. Aquí te explicamos cómo agregarlos, organizarlos y darles seguimiento.
En este artículo:
Agrega nuevos contactos
- Ve al apartado de Contactos
- Da clic en el botón azul que dice Agregar
- Completa alguno de los tres campos obligatorios; puede ser: nombre, teléfono o correo electrónico.
- Da clic en Crear
💡Tip: en los buscadores donde puedes crear un contacto sobre la marcha —por ejemplo al agregar un Contacto relacionado o al iniciar una conversación— puedes escribir el nombre y el teléfono juntos. Si escribes Juan 5551234567, el teléfono se guarda en su campo de teléfono y no como parte del apellido. Lo mismo pasa si escribes un correo.
Importa tus contactos desde un archivo
Si ya tienes tu cartera de clientes en otra herramienta o en una hoja de cálculo, no necesitas capturarlos uno por uno.
- Entra a Contactos y da clic en Agregar
- Debajo del título Crear contacto, da clic en importar varios contactos a la vez
- Da clic en Subir un Excel o CSV y elige tu archivo.
- Revisa que cada columna de tu archivo quede emparejada con el campo correcto de EasyBroker y da clic en Subir
Además del nombre, teléfonos y correos, puedes traer datos como empresa, puesto, fuente, etiquetas, fecha de cumpleaños, asignado a y probabilidad. También se aceptan los archivos que exportan Google Contacts, Outlook y Yahoo.
🗒️ Nota: la importación se procesa en segundo plano, así que tus contactos pueden tardar unos minutos en aparecer. Y siempre crea contactos nuevos: no actualiza los que ya tenías. Si vuelves a subir el mismo archivo, verás contactos repetidos y tendrás que unirlos.
Elige la vista de tus contactos
Puedes seleccionar la vista en la que prefieras visualizar tu información: Lista o Pipeline.
- Lista: muestra los nombres de tus contactos en filas. Puedes personalizar las columnas para elegir qué información deseas ver de cada uno, como teléfono, correo, estatus u otros datos relevantes.
- Pipeline: organiza tus contactos por etapas de seguimiento, lo que te permite visualizar fácilmente en qué parte del proceso se encuentra cada cliente y moverlos entre etapas conforme avanza la gestión.
Usa los filtros
Puedes usar los filtros que aparecen en la parte superior para encontrar contactos más fácilmente. Por ejemplo, si quieres ver solo los clientes asignados a ti, haz clic en Asignado a y selecciona tu usuario.
Estatus de contacto
Puedes organizar a tus clientes según la etapa de seguimiento en la que se encuentren.
Para cambiar el estatus, entra a la ficha del contacto haciendo clic en el nombre de tu cliente y selecciona el botón Nuevo, donde encontrarás las distintas opciones disponibles.
Si utilizas la vista Pipeline, también puedes cambiar la etapa de forma más rápida arrastrando el contacto de una columna a otra según avance en tu proceso de seguimiento.
💡Tip: Puedes crear tus propios estatus de contactos y armar el flujo ideal para clasificar a tus clientes y adaptarlo a tu proceso de ventas. Aprende más en: Personaliza los estatus de tus contactos.
Marca la probabilidad de cada contacto
La probabilidad te dice qué tan cerca está un contacto de cerrar un trato. Sirve para decidir a quién le dedicas las siguientes horas de tu día.
Entra a la ficha del contacto y da clic en el botón que dice Desconocido. Tienes tres opciones:
- Baja: es poco probable que se cierre un trato, pero vale la pena darle seguimiento.
- Media: parece interesado, pero no está seguro de cerrar un trato.
- Alta: está muy interesado y es probable que cierre un trato.
En la vista Lista puedes mostrar la probabilidad como columna y usar el filtro Probabilidad, así trabajas primero tu lista de probabilidad alta. También puedes traerla desde tu archivo al importar contactos, con una columna llamada Probabilidad.
Une contactos duplicados
Es normal terminar con el mismo cliente dos veces: te escribió por un portal, luego te buscó por otro lado y además lo capturaste a mano. Cuando dos contactos tienen el mismo correo o el mismo número de teléfono, EasyBroker te avisa. En la ficha del contacto verás el apartado Posibles duplicados con los contactos que podrían ser la misma persona. Para unirlos:
- Entra a la ficha del contacto y busca el apartado Posibles duplicados
- Elige el contacto que quieres unir con este
- Revisa los datos que se van a quedar. Donde los dos contactos tenían información distinta, tú decides con cuál se queda el contacto final
- Da clic en Unir
Al unirlos, las notas, tareas, correos, propiedades relacionadas, recordatorios, teléfonos y etiquetas del otro contacto pasan al contacto que se queda.
🗒️ Nota: unir contactos no se puede deshacer. El otro contacto se elimina y queda uno solo con toda la información junta, así que revisa bien los datos antes de dar clic en Unir.
Asigna tus clientes potenciales de forma automática
Si trabajas con un equipo, puedes definir a quién le toca cada cliente potencial que entra, en lugar de repartirlos a mano. Entra a Configuraciones > General y busca la sección Asignación de clientes potenciales. Ahí eliges una de estas tres reglas:
- No asignar: los clientes potenciales entran sin asesor asignado y tú los repartes.
- Asignar al asesor del anuncio: el cliente se asigna al asesor responsable del anuncio por el que preguntó.
- Rotar entre los asesores seleccionados (ruleta): eliges qué asesores participan y los clientes se reparten por turnos entre ellos.
Con la ruleta, el turno se reparte entre los asesores de la misma oficina del anuncio que generó el cliente potencial.
🗒️ Nota: esta regla solo aplica a los clientes potenciales que aún no tienen un asesor asignado. Un contacto que ya tiene asesor nunca se reasigna. Y si el cliente pidió a un asesor en específico, ese asesor lo recibe aunque tengas la ruleta activada.
❓ ¿Por qué no puedo activar la ruleta? La ruleta no se puede usar al mismo tiempo que las conversaciones directas. Si quieres rotar tus clientes potenciales, primero desactiva las conversaciones directas.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las fuentes?
Son los medios por los que un cliente te contacta. Puede ser un espectacular en la calle, alguna red social, etc. Puedes editarlas o agregar más opciones, entrando a Configuraciones > Fuentes de clientes potenciales.
¿Cómo puedo distinguir si un contacto es cliente potencial o propietario?
Para especificar que un contacto es propietario, dentro de la ficha del contacto ve al apartado Relacionados y en Propiedades relacionadas agrega la propiedad con la relación Propietario de. Así queda claro en su ficha qué inmuebles le pertenecen. Si además quieres filtrar tu lista completa de propietarios, usa una etiqueta.
¿Cómo puedo saber las propiedades por las que ha preguntado mi cliente?
Debes entrar a la ficha del contacto y dar clic en Propiedades de interés. Ahí podrás ver la lista completa y podrás agregar los comentarios que te compartió tu cliente sobre dicha propiedad.
¿Se actualizan mis contactos si vuelvo a importar el archivo?
No. Cada importación crea contactos nuevos, no actualiza los que ya tenías. Si importas dos veces la misma lista, verás los contactos repetidos y los podrás unir desde el apartado Posibles duplicados.