Asigna permisos a tu equipo
Con los roles de usuario mantienes tu negocio protegido decidiendo qué puede ver y hacer cada persona de tu equipo. Así, cada quien entra solo a lo que necesita para su trabajo, y nadie publica, borra o cambia por error algo que no le corresponde.
En este artículo:
Conoce cómo funcionan los roles
Un rol es un grupo de permisos que define qué puede ver y hacer una persona en tu cuenta. Tu cuenta ya incluye dos roles: Administrador, con todos los permisos, que no se puede editar ni eliminar, y Asesor, con permisos limitados que puedes ajustar.
Si necesitas otra combinación de permisos, puedes crear más roles. Por ejemplo, si en tu equipo hay cuatro asesores y una persona de marketing, los asesores pueden compartir el rol de Asesor. La persona de marketing solo se encarga del sitio web, así que le creas un rol con el permiso Editar sitio web y nada más.
Crea un rol y asígnalo a un usuario
Primero debes crear el rol y después asignarlo a las personas que lo necesitan. Solo los administradores de la cuenta pueden hacerlo; si no lo eres, no verás estas opciones.
Crea el rol
- Entra a Configuraciones > Roles de usuarios y haz clic en Agregar.
- Escribe el Nombre del rol, por ejemplo, "Marketing". Te sugerimos usar el nombre del puesto, no el de la persona; así te sigue sirviendo aunque cambie quién lo ocupa.
- Marca los permisos que tendrá el rol. Si no sabes cuáles activar, más abajo te explicamos el alcance de cada uno.
- Haz clic en Crear rol.
Asigna el rol a un usuario
Si la persona todavía no está en tu cuenta, puedes elegir su rol al invitarla. Te lo explicamos en Invita a tu equipo a tu cuenta de EasyBroker. Si ya está, sigue estos pasos para asignarle un rol:
- Entra a Configuraciones > Usuarios.
- Busca a la persona y haz clic en Editar.
- En Rol, elige el rol que quieras otorgarle.
- Haz clic en Guardar.
❓ ¿Por qué no veo el campo Rol cuando me edito a mí mismo?
Porque nadie puede cambiar su propio rol, así la cuenta nunca se queda sin administrador. Si necesitas cambiar el tuyo, pídeselo a otro administrador.
Edita o elimina un rol
En Configuraciones > Roles de usuarios verás los roles de la cuenta y cuántos usuarios tiene cada uno. Desde ahí puedes:
- Editar un rol: haz clic en Editar, ajusta los permisos y guarda con Actualizar rol. El cambio aplica de inmediato a todas las personas con ese rol.
- Eliminar un rol: haz clic en Eliminar. Solo puedes hacerlo si el rol no tiene usuarios asignados. Si los tiene, primero asígnales otro rol.
Conoce qué hace cada permiso
Cada permiso que marcas habilita algo concreto. Aquí te explicamos cada uno.
General
| Permiso | Qué podrá hacer el usuario |
|---|---|
| Actualizar información de facturación y realizar pagos | Entrar a Pagos y facturación: consultar y descargar recibos, cambiar de plan, actualizar la tarjeta y pagar la cuenta. También abrir datos de facturación, donde se editan los datos fiscales. |
| Ver la página de estadísticas | Abrir la sección de Estadísticas, con las gráficas de clientes potenciales, solicitudes web, desempeño, entre otras. Sin este permiso, esa opción le aparece bloqueada en el menú. |
| Ver la actividad de otros usuarios en la página de Historial | Revisar lo que hizo el resto del equipo: llamadas, citas, envíos de fichas. Sin este permiso, el Historial solo le muestra su propia actividad. |
| Ver la actividad de usuarios de otras sucursales en la página de Historial | Extiende lo anterior al resto de las sucursales. Solo sirve si ya activaste el permiso anterior y tu cuenta tiene sucursales. |
Editor del Sitio
| Permiso | Qué podrá hacer el usuario |
|---|---|
| Editar sitio web | Editar el sitio web de la inmobiliaria: páginas, menú, diseño, archivos y configuraciones. Es un permiso de alto impacto porque todo lo que cambie ahí lo ven tus clientes. |
Conversaciones
| Permiso | Qué podrá hacer el usuario |
|---|---|
| Borrar | Eliminar conversaciones del Buzón. Sin este permiso, el botón aparece bloqueado. |
Contactos
| Permiso | Qué podrá hacer el usuario |
|---|---|
| Agregar | Dar de alta contactos a mano. Sin este permiso, solo trabaja con los que llegan por tu sitio web, tus portales o la Bolsa Inmobiliaria. |
| Editar | Cambiar los datos del contacto, como nombre, teléfono, correo y empresa. También escribir la descripción privada, ajustar la probabilidad de cierre, guardar fechas importantes como su cumpleaños o su próxima renta, y unir contactos duplicados en uno solo. Sin este permiso ve la ficha completa, pero los controles para editarla le aparecen bloqueados. |
| Crear etiquetas | Crear etiquetas nuevas al clasificar un contacto. Sin este permiso, puede usar las etiquetas que ya existen en la cuenta, pero no crear nuevas. |
| Cambiar el estatus | Mover al contacto por tu proceso de venta, por ejemplo, de Nuevo a Contactado o a Cerrado. |
| Reasignar | Pasar un contacto a otro asesor o dejarlo sin responsable. |
| Ver contactos asignados a otros usuarios | Ver la cartera de clientes de sus compañeros. Apágalo cuando quieras que cada asesor trabaje únicamente con sus propios clientes. |
| Ver contactos sin asignar | Ver los clientes potenciales que todavía no tienen responsable. Sin este permiso, esos contactos no le aparecen en ninguna lista. |
| Ver contactos de otras sucursales | Ver los contactos asignados a asesores de tus otras sucursales. Un contacto toma la sucursal del asesor al que se le asigna, así que sin este permiso solo ve los de la suya. |
| Exportar | Exportar contactos a un archivo de Excel. |
| Generar estadísticas | Generar reportes de los contactos que seleccione: información general y actividad de seguimiento. |
| Borrar | Eliminar contactos, incluso varios a la vez. La eliminación es permanente. |
Propiedades
| Permiso | Qué podrá hacer el usuario |
|---|---|
| Agregar | Capturar propiedades nuevas en tu inventario. Sin este permiso el botón Agregar le aparece bloqueado. |
| Editar y reasignar asignadas al usuario | Modificar las propiedades de las que es responsable: el título y la descripción del anuncio, el tipo de operación y los precios, la dirección y su ubicación en el mapa, las características y amenidades, las condiciones para compartir comisión, y las fotos, videos y documentos. También pasarlas a otro asesor. |
| Editar y reasignar asignadas a otros usuarios o no asignadas | Hacer lo mismo con el inventario que no es suyo. Es lo que necesita un coordinador que corrige y reparte los anuncios de todo el equipo. |
| Crear etiquetas | Crear etiquetas nuevas al clasificar una propiedad. Sin este permiso solo usa las que ya existen en tu cuenta. |
| Cambiar el estatus y archivar | Poner una propiedad como Publicada, No publicada, Reservada, Vendida, Rentada o Suspendida, enviarla a tus portales conectados y archivarla para sacarla del inventario. Este es el permiso que decide quién publica: sin él puede capturar la propiedad completa, pero no ponerla en línea ni bajarla. |
| Ver información privada de las propiedades asignadas al usuario | Abrir la ficha interna de sus propias propiedades dentro de tu cuenta. Sin este permiso ni siquiera las suyas le aparecen en el inventario. |
| Ver información privada de las propiedades sin asignar | Ver y trabajar el inventario de la inmobiliaria que todavía no tiene un responsable. |
| Ver información privada de las propiedades asignadas a otros usuarios | Ver el inventario de sus compañeros. Apágalo cuando quieras que cada asesor se concentre solo en su propia cartera. |
| Ver información privada de las propiedades asignadas a usuarios de otras sucursales | Ver el inventario registrado en tus otras sucursales. Solo aparece si tu cuenta tiene sucursales. |
| Exportar | Descargar a Excel las propiedades que seleccione en la lista. |
| Generar estadísticas | Generar reportes de las propiedades que seleccione, incluido el estado de publicación en tus portales. |
💡 Tip: en Configuraciones > Roles de usuarios, la pestaña Permisos te muestra una tabla con todos tus roles lado a lado. Es la forma más rápida de comparar qué tiene activado cada uno antes de decidir a quién le asignas qué.
Preguntas frecuentes
¿Puedo darle permisos especiales a una sola persona sin cambiar el rol de todos?
Sí. Puedes crear un rol nuevo con los permisos que necesita y asignárselo solo a ella.
¿Cuál es la diferencia entre un rol y una sucursal?
El rol define qué puede hacer una persona. La sucursal define con qué información trabaja. Se complementan: puedes tener el mismo rol de asesor en dos sucursales, y cada quien ve solo lo suyo. Te explicamos más en Organiza a tu equipo con sucursales.
Si le cambio el rol a un usuario, ¿qué pasa con sus contactos y propiedades?
Nada se borra ni se reasigna. Solo cambia lo que puede ver y hacer de ahí en adelante. Si le quitas un permiso de ver, esos registros dejan de aparecerle, pero siguen completos en tu cuenta.
¿Por qué el botón para eliminar un rol está deshabilitado?
Porque todavía hay usuarios con ese rol, ya sean activos o suspendidos. Asígnales otro rol y después podrás eliminarlo.
¿Cuántas personas pueden tener el rol de Administrador?
Las que quieras, pero considera que un administrador puede hacer todo en la cuenta, incluidos los pagos y quitar usuarios.